1. Chức năng

Tham mưu và giúp Giám đốc thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; công tác pháp chế theo quy định hiện hành; công tác bảo vệ cơ sở vật chất và quản lý tài sản chung của Phân hiệu; công tác báo cáo.

2. Nhiệm vụ

a. Công tác tổ chức, nhân sự

• Xây dựng tổ chức bộ máy của nhà trường theo quy định của Nhà nước, của Đại học Đà Nẵng phù hợp với tình hình phát triển của nhà trường như: Xây dựng đề án thành lập, giải thể, cơ cấu các phòng, khoa, tổ bộ môn, trung tâm, đơn vị phục vụ.

• Quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, cán bộ hành chính, phục vụ theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn.

• Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, quản lý, sử dụng đội ngũ có hiệu quả; quản lý cán bộ của Phân hiệu là nghiên cứu sinh, đi học cao học và bồi dưỡng chuyên môn. 

• Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ trong nhà trường phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị; đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.

• Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các tổ chức trong nhà trường.

• Cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động (CB, VC, HĐLĐ).

•  Đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn, tham mưu cho Giám đốc như: Hội đồng Khoa học và đào tạo, Hội đồng tuyển sinh, Hội đồng xét nâng lương, Hội đồng thi đua – khen thưởng, Hội đồng kỷ luật.

•  Phối hợp với ban Tổ chức Cán bộ của ĐHĐN thực hiện chế độ chính sách cho CB, VC, HĐLĐ như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.

b. Công tác hành chính, tổng hợp

• Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của nhà trường theo từng giai đoạn: tháng, quý, học kỳ và năm học.

• Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của Phân hiệu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư - lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc Phân hiệu.

• Quản lý phòng học; quản lý hội trường, phòng hội thảo, phòng họp; công tác lễ tân, khánh tiết, âm thanh, ánh sáng trong hội trường, phòng hội họp thuộc phòng quản lý.

• Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo Phân hiệu (Ban Giám đốc) ký ban hành.

• Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác tổ chức, cán bộ, hành chính và các hoạt động của nhà trường.

• Quản lý và phục vụ nhà khách nhằm đảm bảo lưu trú cho khách của Phân hiệu. Hỗ trợ công việc đặt phòng khách sạn, vé máy bay, vé xe… khi khách có nhu cầu.

• Phối hợp tổ chức các hội nghị, các ngày lễ; tổ chức phục vụ lễ tân, khánh tiết của Trường, phục vụ công tác của Ban Giám đốc và các hoạt động chung của Phân hiệu.

• Điều hành và quản lý xe ô tô phục vụ các hoạt động của Phân hiệu.

• Duy trì trật tự trị an trong khu vực Phân hiệu. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản, phòng chống cháy nổ…

c. Công tác Quản trị - Cơ sở vật chất

• Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp, bố trí sử dụng và điều chuyển cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ theo yêu cầu công tác của nhà trường.

• Xây dựng kế hoạch và triển khai việc mua sắm, quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động của nhà trường theo quy định hiện hành.

• Quản lý việc khai thác, sử dụng có hiệu quả và xử lý mất mát, hư hỏng tài sản của nhà trường; trực tiếp quản lý toàn bộ tài sản, thiết bị các phòng học và giảng đường.

• Xây dựng kế hoạch cải tạo nâng cấp và sửa chữa CSVC của nhà trường.

• Đề xuất phương án thiết kế và giám sát công trình xây dựng, sửa chữa (theo phân cấp) và phối hợp giám sát thi công các công trình xây dựng của nhà trường do Đại học Đà Nẵng quản lý và thi công.

• Tổ chức kiểm kê định kỳ và thực hiện báo cáo tài sản theo quy định hiện hành.

• Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, giảm nhẹ thiên tai của nhà trường.

• Quản lý đất, công sở và nhà ở của Trường theo phân cấp của Đại học Đà Nẵng.

d. Công tác thi đua, khen thưởng

• Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân của Phân hiệu  theo quy định của ĐHĐN và quy định hiện hành.

• Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng của Phân hiệu .

• Thực hiện công tác xét đề nghị phong tặng các danh hiệu Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo ưu tú, Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp giáo dục. 

e. Công tác  Pháp chế

• Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch về công tác thanh tra của Phân hiệu theo năm học; thực hiện các công tác thanh tra, pháp chế của Phân hiệu theo quy định của ĐHĐN và quy định hiện hành và đề xuất giải quyết các vụ việc khi có dấu hiệu vi phạm.

• Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán bộ, sinh viên trong Phân hiệu  và nhân dân liên quan đến hoạt động của Phân hiệu theo quy định hiện hành.

• Soạn thảo và đề xuất Giám đốc ban hành các văn bản liên quan công tác thanh tra, pháp chế, công tác phòng, chống tham nhũng của Phân hiệu  trên cơ sở các văn bản của ĐHĐN.