Căn cứ công văn số 707/BGDĐT-GDĐH ngày 26/02/2021 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn đánh giá đồ án, khóa luận, luận văn, luận án tốt nghiệp theo hình thức trực tuyến năm 2021 trong thời gian dịch COVID-19;

Căn cứ Quyết định số 2058/QĐ-ĐHĐN ngày 04/6/2021 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng về việc ban hành Quy định tổ chức đánh giá đồ án, khoá luận, luận văn, luận án tốt nghiệp cho sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh của Đại học Đà Nẵng theo hình thức trực tuyến.

 

Nhằm bảo đảm tiến độ học tập và tốt nghiệp của sinh viên, học viên (sau đây gọi chung là người học) không bị gián đoạn do ảnh hưởng dịch bệnh Covid-19, Phân hiệu ĐHĐN tại Kon Tum ban hành Hướng dẫn thực hiện việc đánh giá đồ án, khóa luận tốt nghiệp (sau đây gọi chung là bảo vệ tốt nghiệp) và thi kết thúc học kỳ đối với các học phần đồ án môn học, dự án, thực tập, thí nghiệm theo hình thức trực tuyến trong thời gian dịch bệnh Covid-19 như sau:

I. Đánh giá đồ án, khoá luận: 

1. Điều kiện tổ chức Hội đồng bảo vệ tốt nghiệp

Người học có đơn đăng ký bảo vệ trực tuyến, được sự đồng ý của Cán bộ hướng dẫn và Khoa quản lý chuyên môn hoặc của các thành viên Hội đồng (đối với bảo vệ đồ án).

Giám đốc quyết định cho phép bảo vệ trực tuyến theo đề nghị của Khoa chuyên môn và Phòng Đào tạo khi người học hoàn thành đồ án/khoá luận tốt nghiệp, đáp ứng đủ các điều kiện bảo vệ theo quy định hiện hành nhưng không thể tổ chức hội đồng bảo vệ tập trung do ảnh hưởng dịch bệnh Covid-19.

Trường hợp người học không đăng ký tham gia hoặc không đủ điều kiện bảo vệ theo hình thức trực tuyến hoặc vắng mặt có lý do chính đáng (đang trong thời gian bị cách ly), Hội đồng bảo vệ sẽ được tổ chức theo hình thức trực tiếp tại Trường. Thời gian tổ chức bảo vệ tùy thuộc tình hình thực tế, sau khi người học quay lại trường học tập.

 

2. Quy định về tổ chức bảo vệ trực tuyến

a) Hội đồng bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp (sau đây gọi chung là Hội đồng) phải đảm bảo đúng quy định về tiêu chuẩn, yêu cầu và số lượng thành viên hội đồng theo các quy định hiện hành của Phân hiệu.

b) Thông tin buổi bảo vệ phải được cung cấp đầy đủ đến các đơn vị, cá nhân có liên quan, đồng thời phải được công khai trên trang thông tin điện tử của Phân hiệu và Khoa quản lý chuyên môn trước ngày bảo vệ ít nhất 7 ngày. Thông tin cần ghi rõ hình thức và thời gian tổ chức bảo vệ trực tuyến. 

c) Phần mềm sử dụng bảo vệ trực tuyến là phần mềm Microsoft Teams. Tài khoản sử dụng cho các thành viên hội đồng và người học là tài khoản do Phân hiệu cung cấp.

Thành viên hội đồng sử dụng tài khoản Office365 với tên miền gv.kontum.udn.vn, sinh viên sử dụng tài khoản Office365 với tên miền sv.kontum.udn.vn.

Thành viên hội đồng và người học phải được chuẩn bị các kỹ năng cần thiết, đảm bảo sử dụng thành thạo các thiết bị, phần mềm hỗ trợ trước buổi bảo vệ trực tuyến.

d) Tổ chức hội đồng bảo vệ tốt nghiệp

- Hội đồng bảo vệ tốt nghiệp phải ít nhất 3 thành viên.

- Tại thời điểm bảo vệ, các thành viên Hội đồng có thể họp trực tuyến hoặc họp  tập trung tại Trường. Địa điểm tổ chức hội đồng do Phòng Đào tạo bố trí. Trong trường hợp họp tập trung, hội đồng cần tuân thủ các quy định đảm bảo an toàn về phòng chống dịch.

- Hội đồng bảo vệ trực tuyến đối với đồ án, khoá luận tốt nghiệp có thể bố trí tại Văn phòng Khoa/Bộ môn hoặc các phòng học do Nhà trường bố trí. Phòng Đào tạo phối hợp với Phòng Hành chính – tổng hợp và Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT chịu trách nhiệm hỗ trợ, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất trong thời gian tổ chức bảo vệ theo hình thức trực tuyến (phòng bảo vệ trực tuyến, phần mềm, đường truyền, âm thanh, micro, camera,...).

e) Quy trình bảo vệ trực tuyến:

- Trước ngày bảo vệ ít nhất 1 ngày, Thư ký hội đồng tạo nhóm sinh viên trên phần mềm MS. Teams (gồm các thành viên hội đồng và người học tham gia bảo vệ tại hội đồng), đồng thời tổ chức hướng dẫn người học các quy định và cách thức bảo vệ theo hình thức trực tuyến.

- Trước buổi bảo vệ chính thức, Khoa/Bộ môn quản lý chuyên môn phối hợp với các đơn vị chức năng và Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT kiểm tra chất lượng đường truyền internet, âm thanh, micro, camera tại phòng bảo vệ trực tuyến và âm thanh, micro, camera của các thành viên hội đồng tham dự trực tuyến, đảm bảo chất lượng về âm thanh, hình ảnh kết nối tới tất cả các cá nhân tham gia.

- Chủ tịch hội đồng kiểm tra việc kết nối giữa các thành viên hội đồng, người học, đảm bảo thông tin thông suốt. Buổi bảo vệ chính thức diễn ra khi tất cả các thành viên hội đồng và người học đã kết nối với phòng bảo vệ trực tuyến. 

- Trình tự các bước bảo vệ trực tuyến thực hiện như trình tự bảo vệ trực tiếp.

f) Diễn biến buổi bảo vệ trực tuyến phải được Thư ký hội đồng ghi hình, ghi âm đầy đủ dưới dạng video-clip (hình và tiếng) lưu trữ kèm theo hồ sơ bảo vệ trong thư mục trên OneDrive do Nhà trường cung cấp. Hồ sơ lưu trữ trong thư mục được đặt tên người học theo cấu trúc quy định: <MSSV_Ten sinh vien >.

Ví dụ: Sinh viên lớp K11D thuộc khoa Kỹ thuật – Nông nghiệp <1615252020xxxx_Nguyen Van A>.

- Hồ sơ lưu trữ gồm:
   + Biên bản bảo vệ; 
   + Bản trình chiếu slides dưới dạng Powerpoint hoặc *pdf và video demo sản phẩm/mô hình (nếu có);
   + Video-clip ghi lại toàn bộ diễn biến buổi bảo vệ.

g) Trường hợp xảy ra gián đoạn, mất tín hiệu đường truyền trong thời gian bảo vệ, Chủ tịch hội đồng sẽ hội ý trực tiếp với các thành viên Hội đồng (đối với thành viên ở xa, có thể liên lạc bằng điện thoại hoặc tin nhắn) để đưa ra quyết định kết thúc bảo vệ hay tổ chức bảo vệ lại. Hội đồng có thể kết thúc và thực hiện đánh giá nếu hội đồng bảo vệ đã tiến hành hơn 3/4 thời gian theo quy định và người học đã trả lời hết các câu hỏi của các thành viên hội đồng. Trường hợp tổ chức bảo vệ lại, thời điểm bảo vệ do Hội đồng quyết định và thông báo cụ thể cho người học, đồng thời được Thư ký hội đồng ghi chép đầy đủ trong biên bản bảo vệ.

h) Biên bản của buổi bảo vệ (bao gồm cả quyết nghị của hội đồng) do Thư ký hội đồng chịu trách nhiệm ghi chép và công khai ngay trong buổi bảo vệ tốt nghiệp, sau đó được gửi đến các thành viên hội đồng tham gia buổi bảo vệ để xác nhận và gửi lại Phòng Đào tạo cùng phiếu nhận xét, phiếu đánh giá của từng thành viên hội đồng. Phòng Đào tạo có trách nhiệm gửi lại cho Khoa.

i) Việc tổ chức thi kết thúc học kỳ đối với các học phần đồ án môn học, dự án và bảo vệ thực tập, thí nghiệm theo hình thức trực tuyến thực hiện theo hướng dẫn tại mục II của Hướng dẫn này.

 

3. Lưu trữ hồ sơ bảo vệ

Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ bảo vệ thực hiện theo quy định hiện hành.

Hồ sơ bảo vệ trực tuyến (điểm f mục 2) lưu trữ vĩnh viễn trên tài khoản OneDrive do Phòng Đào tạo quản lý. Khoa/Bộ môn quản lý chuyên môn chọn hình thức lưu trữ theo điều kiện thực tế.

 

4. Nhiệm vụ và quyền hạn các bên liên quan
a) Phòng Đào tạo

- Chuẩn bị các thủ tục bảo vệ theo quy định;

- Phối hợp tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT tạo và cung cấp tài khoản bảo vệ trực tuyến cho các thành viên hội đồng và người học (theo đề nghị của Khoa);

- Tạo thư mục lưu trữ hồ sơ bảo vệ người học trên tài khoản OneDrive và cung cấp cho Thư ký hội đồng bảo vệ (sau khi có quyết định cho phép bảo vệ trực tuyến);

- Tổng hợp hồ sơ bảo vệ do Khoa và Thư ký hội đồng cung cấp; tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành để phục vụ công tác giám sát, kiểm tra và thanh tra trong trường hợp có yêu cầu.

b) Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT 
Phối hợp Phòng Đào tạo hỗ trợ cung cấp tài khoản và tổ chức hướng dẫn kỹ năng sử dụng phần mềm bảo vệ trực tuyến MS.Teams cho các thành viên hội đồng và người học khi có nhu cầu.

c) Phòng Hành chính – Tổng hợp
Phối hợp Phòng Đào tạo và  Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT chịu trách nhiệm hỗ trợ, đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất trong thời gian tổ chức bảo vệ theo hình thức trực tuyến (phòng bảo vệ trực tuyến, phần mềm, đường truyền, âm thanh, micro, camera,...).

d) Khoa/Bộ môn

- Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng đồ án, khoá luận tốt nghiệp; công tác phản biện, đánh giá đồ án/khoá luận tốt nghiệp; điều kiện được bảo vệ;

- Phối hợp Phòng Đào tạo chuẩn bị các thủ tục bảo vệ, kiểm tra điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho buổi bảo vệ theo hình thức trực tuyến (phòng bảo vệ trực tuyến, phần mềm, đường truyền, âm thanh, micro, camera,...).

- Tập hợp hồ sơ bảo vệ từ Thư ký hội đồng và nộp về Phòng Đào tạo chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bảo vệ.

- Tổ chức lưu trữ hồ sơ bảo vệ theo đúng quy định để phục vụ công tác giám sát, kiểm tra, kiểm định chất lượng giáo dục và thanh tra trong trường hợp có yêu cầu.

đ) Thành viên hội đồng

- Chuẩn bị máy tính có đầy đủ hệ thống hỗ trợ (camera, micro, loa) và hệ thống mạng đáp ứng điều kiện về chất lượng đường truyền, đảm bảo chất lượng về âm thanh và hình ảnh trong suốt thời gian bảo vệ.

- Nộp đầy đủ nhận xét, phiếu đánh giá cho Thư ký hội đồng đúng thời hạn do Khoa/Bộ môn quy định.

- Chủ tịch hội đồng điều khiển phiên họp theo các bước quy định trong quy chế đào tạo hiện hành.

- Thư ký hội đồng có trách nhiệm ghi chép biên bản, tổng hợp hồ sơ buổi bảo vệ; ghi hình, ghi âm đầy đủ diễn biến buổi bảo vệ trực tuyến dưới dạng video-clip; lưu trữ kèm theo hồ sơ của người học trên tài khoản OneDrive do Phòng Đào tạo cung cấp. Hoàn thiện hồ sơ buổi bảo vệ theo quy định và nộp về Khoa/Bộ môn chậm nhất sau 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bảo vệ (trường hợp thành viên ở xa, có thể chậm hơn). Hồ sơ
hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của Chủ tịch hội đồng, thư ký hội đồng và các thành viên hội đồng tham gia bảo vệ.

e) Đối với người học

- Cam kết tuân thủ các quy định về liêm chính học thuật, các quy định về phòng chống dịch bệnh Covid-19 trong thời gian bảo vệ. 

- Chuẩn bị địa điểm bảo vệ trực tuyến theo đúng quy định, cụ thể: hệ thống mạng đáp ứng điều kiện về chất lượng đường truyền và các thiết bị hỗ trợ (micro, webcam, camera,...) đảm bảo chất lượng về âm thanh và hình ảnh trong suốt thời gian bảo vệ.

- Hoàn thành, nộp đồ án, khoá luận tốt nghiệp và các sản phẩm kèm theo (bao gồm bản in và file mềm) đúng thời hạn quy định.

Trường hợp đồ án hoặc khoá luận có sản phẩm/mô hình, cho phép người học thực hiện demo sản phẩm/mô hình trước thời gian bảo vệ. Nội dung và thời gian demo do Khoa/Bộ môn quy định. Việc demo phải được ghi âm, ghi hình và cung cấp cho Hội đồng bảo vệ và giảng viên hướng dẫn trước thời gian bảo vệ. File demo phải được lưu trữ  như một nội dung của đồ án/khoá luận.

 

5. Trình tự thực hiện
 

TT	Nội dung công việc	Đơn vị/ cá nhân thực hiện	Minh chứng
1	Người học có đơn xin bảo vệ trực tuyến gửi Khoa quản lý chuyên môn hoặc Phòng Đào tạo (đối với bảo vệ đồ án/khoá luận)	Người học	Đơn xin bảo vệ trực tuyến, có xác nhận đồng ý của CBHD (Mẫu 1).
2	Khoa quản lý chuyên môn xin ý kiến Hội đồng (HĐ) cho phép người học bảo vệ trực tuyến (đối với bảo vệ đồ án/khoá luận Phòng Đào tạo chịu trách nhiệm xin ý kiến)	Khoa/Phòng Đào tạo	Hình thức xin ý kiến có thể bằng điện thoại, tin nhắn hoặc email.
3	HĐ bảo vệ thảo luận, thống nhất đồng ý và đề nghị trình tự bảo vệ (dựa theo Hướng dẫn của Trường) gửi Khoa (hoặc Phòng Đào tạo) để thông báo cho người học có đơn xin bảo vệ. (Ghi chú: Trong vòng 3 ngày, nếu người xin bảo vệ không có ý kiến phản hồi nghĩa là đồng ý. Trường sẽ tiến hành các thủ tục tiếp theo).	HĐ bảo vệ; Khoa quản lý chuyên môn	Xác nhận đồng ý của các thành viên HĐ (Mẫu 2).
4	Khoa quản lý chuyên môn gửi Tờ trình đề nghị cho phép bảo vệ trực tuyến về Phòng Đào tạo (trước ngày bảo vệ ít nhất 10 ngày làm việc)	Khoa quản lý chuyên môn	Tờ trình (Mẫu 3) kèm theo đơn xin bảo vệ và xác nhận đồng ý của các thành viên HĐ
5	Phòng Đào tạo trình Giám đốc ra Quyết định cho phép bảo vệ trực tuyến	Giám đốc	Quyết định cho phép bảo vệ trực tuyến
6	Chuẩn bị thủ tục bảo vệ, tạo thư mục lưu trữ hồ sơ bảo vệ; cung cấp tài khoản bảo vệ trực tuyến cho người học và thành viên HĐ (đối với trường hợp chưa có tài khoản).	Phòng Đào tạo	Quyết định thành lập HĐ bảo vệ; đường dẫn thư mục lưu trữ hồ sơ bảo vệ trên OneDrive; danh sách tài khoản sử dụng bảo vệ trực tuyến.
7	Tổ chức bảo vệ trực tuyến	Thành viên HĐ bảo vệ	Hồ sơ bảo vệ; video-clip ghi hình buổi bảo vệ.
8	Thư ký HĐ nộp hồ sơ bảo vệ (bản cứng và bản mềm) về Khoa/Bộ môn quản lý chuyên môn (chậm nhất 7 ngày sau khi kết thúc bảo vệ. Trường hợp thành viên ở xa, cho phép 10 ngày)	Thư ký HĐ	Hồ sơ bảo vệ theo quy định; Thư mục chứa hồ sơ bảo vệ trực tuyến lưu trữ trên tài khoản OneDrive do Phòng Đào tạo cung cấp.
9	Khoa quản lý chuyên môn tổng hợp hồ sơ bảo vệ nộp về Phòng Đào tạo (chậm nhất 10 ngày sau khi kết thúc bảo vệ. Trường hợp thành viên ở xa, cho phép 14 ngày)	Giáo vụ Khoa	Hồ sơ bảo vệ theo quy định.
10	Nộp lưu chiểu sản phẩm đồ án/khoá luận tốt nghiệp (trong thời gian 15 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt bảo vệ)	Người học; Tổ Thư viện & truyền thông	Thuyết minh và các sản phẩm đồ án/khoá luận tốt nghiệp (bản vẽ, chương trình máy tính, mô hình, đĩa CD/DVD lưu trữ file)
11	Lưu trữ hồ sơ bảo vệ	Phòng Đào tạo; Khoa quản lý chuyên môn	Hồ sơ bảo vệ theo quy định; video-clips buổi bảo vệ trực tuyến.

 

II. Tổ chức thi kết thúc học kỳ đối với học phần đồ án, dự án, thực tập, thí nghiệm

1. Đối tượng áp dụng: Các học phần đồ án, dự án và bảo vệ thực tập, thí nghiệm thực hiện theo hình thức bảo vệ trực tuyến trên phần mềm MS. Teams.
    

2. Yêu cầu: 

- Cam kết tuân thủ các quy định về liêm chính học thuật, các quy định về phòng chống dịch bệnh Covid-19 trong thời gian bảo vệ. 

- Chuẩn bị địa điểm bảo vệ trực tuyến theo đúng quy định, cụ thể: hệ thống mạng đáp ứng điều kiện về chất lượng đường truyền và các thiết bị hỗ trợ (micro, webcam, camera,...) đảm bảo chất lượng về âm thanh và hình ảnh trong suốt thời gian bảo vệ.

- Hoàn thành, nộp đồ án, dự án, thực tập, thí nghiệm và các sản phẩm kèm theo (bao gồm bản in và file mềm) đúng thời hạn quy định.

Trường hợp đồ án, dự án, thực tập, thí nghiệm có sản phẩm/mô hình, cho phép người học thực hiện demo sản phẩm/mô hình trước thời gian bảo vệ. Nội dung và thời gian demo do Khoa/Bộ môn quy định. Việc demo phải được ghi âm, ghi hình và cung cấp cho giảng viên trước thời gian bảo vệ. File demo phải được lưu trữ  như một nội dung của đồ án, dự án, thực tập, thí nghiệm . 
  

3. Quy trình tổ chức thi:

- Bước 1: Khoa/Bộ môn quản lý chuyên môn đề xuất danh sách các học phần tổ chức thi theo hình thức trực tuyến trên hệ thống tác nghiệp (trong mục hình thức thi) trước ngày thi môn đầu tiên của đợt thi ít nhất 10 ngày và gửi về Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT;

- Bước 2: Căn cứ danh sách đề nghị của Khoa, Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT lập lịch thi, thông báo công khai trên hệ thống thông tin sinh viên trước ngày thi môn đầu tiên của đợt thi ít nhất 7 ngày;

- Bước 3: Sinh viên đăng nhập trang thông tin cá nhân để đăng ký và xác nhận các học phần dự thi theo hình thức trực tuyến.

a) Sinh viên không đăng ký dự thi hoặc vắng mặt có lý do chính đáng (đang trong thời gian bị cách ly, sự cố về đường truyền internet tại thời điểm thi), được phép dự thi ở đợt bảo vệ khác và được tính điểm lần đầu. Thời gian tổ chức tùy thuộc tình hình thực tế, sau khi sinh viên quay lại trường học tập. Sinh viên nhận điểm 0 (không) trong trường hợp vắng mặt không có lý do chính đáng.

d) Diễn biến buổi bảo vệ phải được giảng viên phụ trách lớp học phần ghi hình, ghi âm đầy đủ dưới dạng video-clip (hình và tiếng) và lưu trữ kèm theo hồ sơ bảo vệ (thuyết minh, bản vẽ, báo cáo thực tập,..) trên hệ thống quản lý dạy học trực tuyến elearning.kontum.udn.vn của lớp học phần hoặc tài khoản OneDrive của giảng viên phụ trách lớp học phần.

 

III. Tổ chức thực hiện

a) Khoa/Bộ môn phổ biến hướng dẫn này đến các giảng viên và người học có liên quan của đơn vị.

b) Phòng Đào tạo, Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT và bộ phận Thanh tra – pháp chế thuộc phòng Hành chính – Tổng hợp chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi thực hiện hướng dẫn này.

c) Hướng dẫn này sử dụng trong thời gian dịch bệnh Covid-19. Không áp dụng đối với trường hợp bảo vệ theo chế độ mật.

Nhà trường yêu cầu các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc theo nội dung hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, bất cập hoặc có vấn đề mới nảy sinh cần bổ sung, sửa đổi, các đơn vị, cá nhân có liên quan phản ánh kịp thời với Tổ Khảo thí, ĐBCLGD & CNTT để tổng hợp ý kiến trình Hiệu trưởng xem xét và quyết định./.
 

Mẫu đơn đăng ký bảo vệ đồ án/khóa luận tốt nghiệp theo hình thức trực tuyến

Mẫu xác nhận cho phép bảo vệ đồ án/khóa luận tốt nghiệp theo hình thức trực tuyến

Mẫu tờ trình đề nghị cho phép bảo vệ đồ án/khóa luận tốt nghiệp theo hình thức trực tuyến

 

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây